档案号是对一个人的档案进行的编码，档案是指公民从出生到死亡的文件资料 。档案号与出生号、死亡号不同，后者是指档案的载体，包括档案原件、影印件、装订件等 。档案号分为：第一档、第三档 。第一档是指原档案单位；第二档是指新单位；第三档是指公民个人档案；第四档是指档案托管单位；第五档是指公民个人档案所在地 。
1、原档案单位在转正时，应将本单位的档案转交原单位档案管理部门保管 。
若转入新单位的档案，则应按照档案的实际保管地点重新办理转正手续 。转正手续办理后，档案管理部门应向人事、劳动部门及时移交已转正人员档案，并将档案资料归档备查 。转正人员离职后，应到其原单位办理档案移交手续，档案移交后，应及时把档案资料归档备查 。若未移交档案资料，原单位应及时补办移交手续 。
2、新单位自调入本单位之日起6个月内须将原单位档案转交本单位所在地人才服务中心或其他有关部门保管 。
并按其管理权限报有关部门备案 。其档案以调入单位出具的调档函为准 。调档函有单位盖章即可，也可由个人提供 。档案转出后须本人持单位介绍信到人才服务中心或其他有关部门办理转出手续；转出后如无介绍信，则由人才服务中心或其他有关部门负责保管；如介绍信在期满6个月后仍未转交原单位，则原单位须提供介绍信，并出具由原单位盖章的调档函 。否则视为自行放弃档案托管权，原单位应负责处理档案管理工作；如需保管档案者应按有关规定向档案托管部门办理托管手续；新入单位自调入之日起6个月内可将档案转交本单位所在地人才服务中心或其他有关单位保管 。
3、档案管理部门接收档案后应将接收该档案转移至新单位所在地人才服务中心或其他有关部门保管 。
由个人或用人单位自行管理的档案管理部门根据实际情况直接送本人人事档案管理机构保管 。档案管理部门应妥善保管好个人或用人单位提交的档案材料 。
4、档案接收单位接收档案后应将该单位管理档案的有关事项及文件资料及时整理移交至档案管理部门管理 。
【档案号是什么意思】
档案馆接收档案时，应提供档案移交清单及档案管理部门出具的文件接收清单 。档案接收单位要根据档案接收清单，编制完成档案接收清单，并报当地档案行政管理部门审核备案 。档案接收清单应包括以下内容：所需文件材料名称；接收单位和接收时间；档案材料原件及复印件；档案接收单位地址、联系方式、电子档案名称（包括使用范围）和邮寄地址；提供的文件材料主要内容及其保存期限；档案接收单位、接收范围、存放期限等内容及其他需要说明的事项 。档案接收单位或档案移交清单上列明材料名称应与该档案接收单位提供的目录一致，不得出现名称与实际材料不一致或重复、错乱、漏报等现象 。在接收档案时，应将所需文件材料清单（包括所需电子档案名称及电子档案保管期限）交档案接收单位，应在其指定位置悬挂接收文件材料清单（包括所需材料名称和电子档案保管期限） 。
5、档案管理部门为档案持有人办理转正、退休等有关事项时必须提供原单位档案管理部门同意转正的证明文件原件及复印件及加盖原单位公章、同意转出证明复印件二份；
退休人员需提供退休审批文件原件及复印件，并加盖原单位公章、退休审批文件复印件二份；退休人员须提供户口所在地人事或社保部门出具的本人档案关系转移证明原件及复印件二份 。转正需要持原单位档案管理部门同意转正的证明文件原件及复印件、转出证明文件原件及复印件、户口迁往主管（单位）机关单位介绍信原件及复印件、转正后应缴纳的各项社会保险凭证原件及复印件、被征地农民养老保险凭证原件及复印件、被征地农民医疗保险凭证原件及复印件二份；退休人员需持原单位档案管理部门同意退休的证明文件原件及复印件二份；退休人员须持原单位人事或社保部门同意退休的证明文件原件及复印件（加盖原单位公章）凭证原件及复印件二份；档案管理部门提供与用人单位签订劳动合同但未被单位正式聘用的档案持有人到其他单位工作时，需提供劳动合同原件及复印件二份 。以上就是关于档案号作用、档案怎么找以及档案怎么查这些问题，希望能够帮助到大家！